当日の受付のオペレーションを整理します。
受付は、大切なお客様をお迎えする最初の窓口です。
そう言った意味では、大変気を遣う業務のひとつです。
受付の準備物
- 名簿
- 名刺受け
- 名札
- 赤リボン
受付では、出席者の名簿が必要です。
この名簿は、出欠の返事を元に50音順、アルファベット順で作成しておきます。
お客様の人数が多い場合には、「ご来賓様」「お取引先様」などいくつかのカテゴリーに分けて、受付窓口を作ることでスムースな受付ができます。
式典や懇親会などでお客様の名前を知るために名札をつけていただく場合があります。
その場合、受付で名刺を頂戴致します。
名刺は、2枚頂戴し、1枚は保管用。1枚は名札として使います。
主賓のお客様には赤いリボンを準備しておきます。
リボンにお名前が記載されている場合は、受付テーブルに50音順またはアルファベット順にわかりやすく並べておきます。
受付の対応
お客様は、同じような時間に集合されますので、受付は混雑します。
受付の手前には、お客様を案内するスタッフが必要です。
受付を円滑に行うためには300名前後のご招待の場合、誘導に3名、受付に5名程度が必要になります。
受付対応は、通常、主催社の女性社員にお願いする事が多々あります。
受付窓口への誘導は、男性社員で行う事もあります。
大切な事
笑顔で挨拶、笑顔で対応します。
来て下さった大切なお客様です。
スムースに対応するためには、受付の手順をしっかりと理解しておくことが大切です。
わからないことや不安なことは、受付が始まるまでに確認します。
受付スタッフが社員の方で対応出来ない場合は、運営スタッフで対応する事もありますが、ご来賓などのお客様への対応のために主催社のご担当者がついていただくことが重要です。